Veel gestelde vragen

Tijd voor zorg!

Wil je nog veel meer weten over waarom wij de VG Hackathon organiseren, of waar je aan moet denken als je wilt deelnemen? Kijk dan hieronder de veelgestelde vragen na! 

We willen heel Nederland laten zien dat we als VG sector collectief samenwerken om te kunnen innoveren. Zo kunnen we beter in beeld brengen tegen welke uitdagingen we aan lopen. Door samen te werken, is niet iedereen opnieuw het wiel aan het uitvinden en kunnen we slimmer aan de slag door bijvoorbeeld de kosten van ontwikkeling te delen. Daarnaast slaan we een brug tussen de zorg en het bedrijfsleven.

Hackathon staat voor creatief een probleem oplossen in korte tijd. Het is niet standaard technologisch, maar heeft vaak wel een technologisch element. Vaak is een hackathon een evenement van een bepaalde duur waarin mensen samenkomen om een probleem op te lossen. De meeste hackathons draaien naast het ontwikkelproces parallel wat workshops ter afleiding en inspiratie.

De hackathon zal plaatsvinden in de week van 30 maart t/m 3 april 2020. Op maandag 30 maart is er om 9:00 uur een gezamenlijke kickoff, ieder team doet dat vanaf een zelf gekozen locatie. De teams hebben tot de vrijdagochtend om hun idee uit te werken en de pitch voor te bereiden. 

De hackathon methodiek die we volgen is gebaseerd op Lean Startup. Hierin kan je zelf invulling geven, of je gebruikt de tools en handreiking die we aanleveren. Het weekprogramma zal er globaal zo uitzien:

 

  • Dag 1: Probleem verkennen, casus verkennen, doelgroep spreken en start maken met creëren/brainstormen.
  • Dag 2: Concept ontwikkelen en testen.
  • Dag 3: Prototype verbeteren en toetsen bij eindgebruiker.
  • Dag 4: Communicatie, ontwerp en businesscase.
  • Dag 5: Presenteren tijdens de Demoday.

 

 

Om iedereen dezelfde kans te geven om aan hun oplossing te werken hebben we een aantal spelregels gemaakt:

 

  • Het probleem mag voor de start nog niet gecommuniceerd worden met andere partijen. Iedereen begint op 30 maart met het verkennen van het probleem.  
  • Je mag wel van tevoren aan medewerkers vragen om probleemstellingen (niet om ideeën!). Zo kun je wel als team afstemmen met welke probleemstelling je op maandag 30 maart gaat starten.
  • Elke organisatie levert 1 projectleider/ aanspreekpunt waarmee de organisatie kan communiceren. Zo zorgen we ervoor dat wijzigingen gedurende de week maar ook de pr en coördinatie snel en effectief verloopt.
  • Elk team heeft een procesbegeleider die de Lean startup methodiek begeleidt. (dit kan ook dezelfde persoon als de projectleider zijn) Je kunt kiezen om hiervoor een professionele procesbegeleider in te huren of iemand uit je eigen organisatie te laten scholen tijdens de 2 daagse workshop die aangeboden wordt.

  • We beginnen maandag 30 maart om 9.00 en zijn allemaal op donderdag  3 april 0.00 klaar. In de tussenliggende dagen mag je zelf bepalen hoeveel uren per dag je besteed aan de ontwikkeling. Uit onze ervaring adviseren we wel om minimaal 8 uur per dag bezig te zijn met je team (of een deel daarvan) aan de ontwikkeling van je oplossing.
  • De hele week zit de Hackathon organisatie klaar in het zenuwcentrum. Vanuit daar worden updates gecommuniceerd en wordt alles verder in goede banen geleid.
  • Per dag zullen we je vragen om een aantal resultaten op te leveren. Op deze manier kunnen wij de voortgang monitoren, en eventueel ondersteunen met een expertteam. We ontvangen graag wat leuke foto’s of filmpjes omdat we een flinke pr-boost voor de VG willen genereren.
  • De oplossing moet op vrijdag 13 april zo concreet mogelijk zijn. Maak een duidelijke keuze voor een oplossing en ontwikkel hem zo ver mogelijk. Je wilt niet met een verhaal komen over een product, waarin de jury niet begrijpt wat het precies doet. Dus ontwikkel, maak prototypes, toets het met de gebruikers en denk aan de businesscase!

Zorg dat je een goede mix hebt in je team (verschillende competenties). Maximaal 10 personen per team. Dit is het basisteam. Maar je kunt meerdere mensen betrekken die input geven, zoals een brancheorganisatie, een cliënt of ouder. Dan heb je soms iets meer dan 10 personen, maar deze maken geen onderdeel uit van je basisteam. De procesbegeleider is geen onderdeel van het team. Een tip is om een netwerk rondom je hackathon op te zetten: bedrijven, scholen en mensen die je kunt benaderen tijdens de week. Om te waarborgen dat de teams alle expertises hebben om succesvol te zijn, hebben we voor een deel al aangegeven waaruit je team moet bestaan, namelijk;

 

  • 1 zorgprofessional: Om een oplossing te maken die bruikbaar is voor de begeleider, moet hij onderdeel zijn van het meedenken. Daarom is het essentieel dat de zorgprofessional meebouwt aan de oplossing.
  • 1 student: Studenten hebben over het algemeen nog geen last van je organisatie culturen of gebruiken,. hierdoor kijken ze met ‘frisse blik’ naar een probleem. Studenten uit de richting techniek, kunst, IT media, lijken het meest geschikt om hieraan deel te nemen. Zoek binnen je organisatie op welke samenwerkingsverbanden jullie al hebben of start een nieuwe samenwerking.
  • 1 Rabobankmedewerker: Omdat de Rabobank partner is van deze Hackathon stellen zij 1 medewerker per team beschikbaar die meedenkt over de financiële haalbaarheid, schaalbaarheid en gebruiken ze hun lokale netwerk om de juiste expertises erbij te halen. 
  • 1 bedrijf: Om je oplossing in die 4 dagen zover mogelijk te ontwikkelen heb je een bedrijf nodig dat je daarbij kan helpen. Daarom vinden we het belangrijk dat je minimaal 1 teamlid vanuit bedrijfsleven toevoegt zodat je daadwerkelijk iets kan maken. Denk goed na in de samenstelling over het soort probleem wat je op wilt lossen en welk soort bedrijf je daar het beste mee kan helpen. 

 

 

Wat heb je nu allemaal nodig als je een hackathon gaat organiseren? Hieronder hebben we een boodschappenlijstje gemaakt van dingen die niet mogen ontbreken

 

  • Inspirerende ruimte om te werken (toegankelijk)
  • De Hackathon methodieken uitgeprint op A1 of A0 posters.
  • Ontspannende ruimte om even tot rust te komen
  • Slaapgelegenheid in de buurt (als teamleden blijven slapen)
  • Voldoende computers om op te werken
  • Wifi (goed werkend)
  • Voldoende stopcontacten
  • Eindgebruikers (de cliënten waarmee je kunt toetsen of je oplossing werkt)
  • Post-its
  • Stiften
  • Pennen
  • Eten, drinken en gezonde snacks voor de gehele dag/ nacht
  • White boards/ flipovers
  • Evt. Inspirerende experts over een inspirerend onderwerp
  • Hangmatten/ banken om te relaxen.

 

 

Wat zijn nu goede adviezen/ tips voordat je gaat starten met je eigen mini-hackathon? We hebben ze hieronder verzameld voor jou !

 

  • Zorg voor voldoende afwisseling door de dagen heen. Als je de hele dag je focust op het ontwikkelen verlies je inspiratie. Zorg voor opfrissers, get-out-of-the –building-opdrachten en andere energieke momenten waarin je even op adem kan komen.
  • Zorg ervoor dat je probleem helder omschreven is. Hoe duidelijker je probleem is, des te makkelijker kun je naar een oplossing zoeken. Besteed dus ook voldoende tijd aan het bepalen en definiëren van je probleem.
  • Manage je tijd. De meeste projecten realiseren maar 25% van de resultaten in de beschikbare tijd. Zorg dus dat je je doelen aanpast aan dit gegeven en werk toe naar haalbare resultaten.
  • Zorg goed voor je gasten die je uitnodigt. Vaak is het voor gasten erg onduidelijk wat je doet en kunnen ze zich opgelaten voelen hieronder. Geef aandacht aan je gasten en betrek ze bij het ontwikkelproces.
  • Zorg voor heldere rollen en taken. Om zo productief mogelijk te werken tijdens de hackathon is het noodzaak dat je de rollen en taken goed verdeelt. Zorg er ook voor dat de procesbegeleider de coördinatie houdt op het proces.
  • Zorg dat het leuk is! Los van het feit dat je aan het einde van de week een prototype hebt bedacht wil je aan het einde van de week terugkijken op een geslaagde week waarin hard gewerkt is maar vooral ook veel gelachen is. 1 van de succesfactoren van de hackathon is namelijk dat je op een leuke, creatieve manier met verschillende mensen tot een oplossing kan komen. Iets waarvan de organisatie vaak nog denkt dat dit een langzaam moeilijk proces vereist. Ze zeggen niet voor niets; Fun makes it Run.
  • Prototype: Hoe concreter het prototype, hoe meer kans van slagen, en kans maakt op een van de 3 prijzen. Ook de manier van presenteren is van belang. Een sterke pitch is belangrijk. De innovatie hoeft niet helemaal klaar te zijn, maar zorg er wel voor dat het duidelijk is wat de oplossing is.
  • Sponsoring: Je kunt zelf ook sponsors regelen, bijvoorbeeld met lokale leveranciers. Zij kunnen een geldbedrag, een locatie of lunch sponsoren et cetera.

 

 

 

  • Gebruik in je presentatie een copyright © symbool. Hiermee geef je aan dat men niet zomaar jouw werk mag pikken. Dit is niet hetzelfde als patent!
  • Iedere bestuurder in de zaal en andere geïnteresseerden krijgen een kaartje, waarop ze kunnen aangeven: Hoe ik je kan helpen is…. (ik heb interesse, ik wil meefinancieren et cetera). Daarmee kun je samen je idee verder uitwerken.
  • We hopen dat er samenwerkingsverbanden gaan ontstaan. Hoe je verder het eigenaarschap van je product regelt, is per team zelf te bepalen.