Veel gestelde vragen

Tijd voor zorg!

We begrijpen dat je met vragen zit!

Daarom hebben we geprobeerd om alle, echt ALLE vragen en antwoorden hieronder netjes neer te zetten. Mis je er een, laat het ons dan weten! 

Wat is een hackathon ?

Hackathon staat voor creatief een probleem oplossen in korte tijd. Het is niet standaard technologisch, maar heeft vaak wel een technologisch element. Vaak is een hackathon een evenement van een bepaalde duur waarin mensen samenkomen om een probleem op te lossen. De meeste hackathons draaien naast het ontwikkelproces parallel wat workshops ter afleiding en inspiratie.

Wanneer is de hackathon? 

De hackathon zal plaatsvinden in de week van 31 maart ™ 3 april. Op maandag 31 maart is er om 9:00 uur een gezamenlijke kickoff, ieder team doet dat vanaf een zelf gekozen locatie. De teams hebben tot donderdagnacht om hun idee uit te werken en de pitch voor te bereiden. Op vrijdag start om 13:00 uur de demoday, waarbij elk team het uitgewerkte concept zal pitchen. De middag duurt tot 17:30 uur.

Hoe verloopt de hackathon?

De hackathon methodiek die we volgen is gebaseerd op Lean Startup. Hierin kan je zelf invulling geven, of je gebruikt de tools en handreiking die we aanleveren. Het weekprogramma zal er globaal zo uitzien:Dag 1: Probleem verkennen, casus verkennen, doelgroep spreken en start maken met creëren/brainstormen.Dag 2: Concept ontwikkelen en testen.Dag 3: Prototype verbeteren en toetsen bij eindgebruiker.Dag 4: Communicatie, ontwerp en businesscase.Dag 5: Presenteren tijdens de Demoday

Waarom organiseren jullie deze hackathon?

We hebben grote uitdagingen in de zorg, bijvoorbeeld rondom werkdruk en arbeidsmarkttekort. Een hackathon is een mooie manier om als zorg met elkaar en met ondernemers nieuwe oplossingen te vinden voor bestaande problemen.

Wat is er anders aan deze hackathon 2020?

– De VG Hackathon biedt de winnaars een natraject van een jaar, om hun oplossing te helpen opschalen.

– De VG hackathon 2020 faciliteert in 2020 het zoeken van de juiste marktpartij, door de samenwerking aan te gaan met verschillende startup-platformen waar je je vraagstuk kunt matchen.

– De VG Hackathon besteedt meer aandacht aan het faciliteren van kennis over businessmodellen en toetst hier ook scherper op. Zo zorgen we ervoor dat de oplossingen duurzamer zijn, en meer kans hebben op slagen.

– De Demoday van de VG Hackathon zal deze editie gehouden worden in de Jaarbeurs, waardoor we nog meer plekken beschikbaar hebben voor alle deelnemers.

– De Demoday zal een groter event zijn maar minder live pitches achter elkaar bevatten en ook inspirerende sprekers.

– De methodiek van de VG Hackathon zal vereenvoudigd worden en toegankelijker gemaakt worden om het proces te volgen voor de teams.

Wat zoeken jullie voor oplossingen?

– We zoeken slimme (technologische) oplossingen (diensten of producten) om medewerkers in de zorg te ontlasten/ werkdruk te verlagen. Probeer hierbij ook out-of-the-box te denken.

– We zoeken oplossingen die landelijk opschaalbaar zijn (voor meer organisaties ingezet kan worden)

Wat zoeken we niet? 

– We zoeken geen (lean) procesoptimalisatie oplossingen

– We zoeken geen oplossingen die niet opschaalbaar zijn naar andere organisaties. 

– We zoeken geen oplossingen die na afloop nog een grote inzet van consultants vragen. De oplossing moet zelf een vraagstuk oplossen. 

– We zoeken geen recruitment, werving- of uitstroomcampagnes.  

Via welk kanaal word ik na inschrijving op de hoogte gehouden? 

Hetzelfde Slackkanaal als vorig jaar. Bij aanmelding ontvang je hiervoor een uitnodiging.

Moet de oplossing op de medewerker gericht zijn? 

Ja, we willen de werkdruk en het arbeidsmarkttekort van medewerkers verlagen door slimme oplossingen. Het hoeft niet alleen een oplossing te zijn die je specifiek bij de zorgmedewerker inzet. Als je bijvoorbeeld een oplossing hebt waardoor cliënten significant minder zorg nodig hebben, kan dat ook bijdragen aan werkdrukvermindering van de zorgmedewerker.

Tot wanneer loopt de inschrijving? 

De inschrijving loopt tot 15 januari 2020

Kunnen we in termijnen betalen? 

Nee, we zijn een klein groepje innovatoren in de zorg en we willen geen onnodige administratie creëren. Dat past niet bij ons thema natuurlijk.

Mag ik samenwerken met andere organisaties?

Jazeker! graag zelfs!
De inschrijvingskosten gelden alleen wel per inschrijvende organisatie. Indien er met meerdere organisaties wordt samengewerkt dient er één organisatie als penvoerder op te treden. Jullie kunnen onderling verrekenen. Je kunt dan ook samen besparen op organisatiekosten. Je kunt dan evt. als organisatie ook participeren in meerdere teams. We informeren jullie over de probleemstellingen waar andere teams mee aan de slag gaan.

Waar kan ik de Rabobank medewerker voor inzetten? 

Rabobank is partner van de VG Hackathon. Zij bieden de mogelijkheid om 1 dag lang vanuit een financieel-strategische blik mee te denken en de oplossingen te toetsen op financiële haalbaarheid.

Moet er iedere dag 10 mensen in mijn team zitten? 

Nee hoor, je mag maximaal 10 personen per dag in je team hebben om het eerlijk te houden. Minder mag altijd. Wees je er wel van bewust dat er heel veel werk in heel weinig tijd gedaan moet worden. Dus meer handjes en hersenen zijn altijd handig.

Moeten we met studenten werken? 

Nee, je hoeft niet met studenten te werken, maar we raden het wel sterk aan. Studenten hebben een nieuwe/ andere blik op het vraagstuk en kan dus nieuwe inzichten geven op jullie vraagstuk. Benader ze wel op tijd zodat ze de week kunnen vrij plannen. Denk ook eens aan studenten van de HEAO of HR-opleiding.

Hoe komen we aan een bedrijf dat ons helpt?

Iedere zorginstelling heeft al een breed netwerk aan leveranciers, bedrijven en partners. Vaak zitten daar wel een aantal bedrijven tussen waar een goede band mee is. Je kunt een oproep doen op social media. Denk eens aan bedrijven buiten de sector. Onze partner Rabobank denkt graag mee en stelt hun netwerk graag ter beschikking.

Moet er een client in ons team?

Nee, er hoeft niet verplicht een cliënt in het team te zitten omdat we nu voor de medewerker oplossingen bedenken. Bedenk wel dat de meeste oplossingen ook de cliënt raken, dus houd de cliënten wel dichtbij het proces. Daarnaast zijn we allemaal voorstander van inclusie en cliënten kunnen zaken vanuit een interessante invalshoek benaderen.

Hoe pakken we de hackathon methodiek aan? 

Er zal een tweedaagse methodiek workshop gegeven worden waarin we precies uitleggen hoe je de Lean startup methodiek gebruikt tijdens de hackathon. daarnaast komt er een vereenvoudigde handout, en communiceren we via blogs en vlogs over tips en tricks rondom de hackathon methodiek. We gaan werken volgens de Lean-startup methodiek.

Welke aanvullende kosten zijn er naast inschrijfkosten? 

Je kan het zelf zo bont maken zoals je zelf wilt, dus dit bepaal je als organisatie.
Hieronder een voorbeeld begroting van de grote uitgaven waar je aan kunt denken:
– Locatie huren
– Procesbegeleider inhuren
– Catering
– Verleturen medewerkers
– Reiskosten medewerkers
– Voor kleinere uitgaven kun je denken aan Post-Its, A0, stiften, leuke aankleding van de ruimte, spelletjes en accessoires voor de energizers, snacks en drinken, etc.

Wat wordt er aan nazorg/ begeleiding geboden?

Uiteraard krijgen de winnaars een geldprijs om verder hun idee te kunnen realiseren. Daarnaast zal o.a. de Rabobank dit jaar actief met de teams aan de slag gaan in het natraject. Ze bieden o.a. connecties met de juiste bedrijven, hulp bij het opstarttraject en advies in het in de markt zetten van je product. 

Hoe is de basissamenstelling van het team? 

Zorg dat je een goede mix hebt in je team (verschillende competenties). Maximaal 10 personen per team. Dit is het basisteam. Maar je kunt meerdere mensen betrekken die input geven, zoals een brancheorganisatie, een cliënt of bedrijf. Dan heb je soms iets meer dan 10 personen, maar deze maken geen onderdeel uit van je basisteam. De procesbegeleider is geen onderdeel van het team. Een tip is om een netwerk rondom je hackathon op te zetten: bedrijven, scholen en mensen die je kunt benaderen tijdens de week.

Hoe ziet de zaal van de Demoday eruit?

We houden de Demoday in de Polar zaal van de Jaarbeurs Utrecht. Dit is een zaal waar 650 gasten in kunnen op vrijdag. Zet de datum dus alvast in de agenda van je bestuurder, je collega’s en van jezelf. Het podium is (schatting) 4 meter breed en 4 meter diep. Het podium zal in het midden van de zaal gepositioneerd staan. Rondom de zaal is er volop ruimte voor inspiratie, innovatie en netwerken. Teams krijgen op de demoday ook nog de mogelijkheid om hun pitch te oefenen.

Wat heb je allemaal nodig bij een hackathon? 

Wat heb je nu allemaal nodig als je een hackathon gaat organiseren? Hieronder hebben we een boodschappenlijstje gemaakt van dingen die niet mogen ontbreken:
– Inspirerende ruimte om te werken (toegankelijk)
– De Hackathon methodieken uitgeprint op A1 of A0 posters.
– Ontspannende ruimte om even tot rust te komen
– Slaapgelegenheid in de buurt (als teamleden blijven slapen)
– Voldoende computers om op te werken
– Wifi (goed werkend)
– Voldoende stopcontacten
– Eindgebruikers (de medewerkers waarmee je kunt toetsen of je oplossing werkt)
– Post-its
– Stiften
– Pennen
– Eten, drinken en gezonde snacks voor de gehele dag/ nacht
– White boards/ flipovers
– Evt. Inspirerende experts over een inspirerend onderwerp
– hangmatten/ banken om te relaxen.

Hoe zit het met product eigenaarschap?

Zorg ervoor dat je met een goede marktpartij, waarbij je dit vastlegt. Uiteindelijk is het hogere doel dat de oplossingen daadwerkelijk gebruikt worden, en dat er dus een marktpartij is die hier fulltime vanuit hun expertise aan kan werken. Maak wel goede afspraken om ervoor te zorgen dat de oplossing wel blijft bijdragen aan het vraagstuk van de sector.

Gebruik in je presentatie een copyright © symbool. Hiermee geef je aan dat men niet zomaar jouw werk mag pikken. Dit is niet hetzelfde als patent!

We hopen dat er samenwerkingsverbanden gaan ontstaan. Hoe je verder het eigenaarschap van je product regelt, is per team zelf te bepalen.

Ik heb een procesbegeleider ingehuurd, moet ik de methodiek bootcamp volgen?

Nee, hoeft niet. De handout is binnenkort te downloaden. Die kun je aan je procesbegeleider meegeven.

Is het mogelijk om eerder op Demoday aanwezig te zijn? 

Je kan beneden bij restaurant Speys zitten om je voor te bereiden en eventueel te lunchen. Vanaf 12.30 kan je naar de Polarzaal toelopen.

Kunnen we met meerdere teams samen zitten? 

Teams kunnen elkaar opzoeken en afspraken maken over gezamenlijke activiteiten. Via Slack zal voor de teamcaptains een kanaal worden geopend. Die zal het aanspreekpunt voor de hele week zijn.

Worden de probleemstellingen gedeeld? 

Zodra we deze hebben, zullen ze in de conceptbriefing komen en gaan we ze via de Slackgroep communiceren.

Is er weer een checklist hoe ver je per dag moet zijn? 

Ja, die krijg je in Slack per dag aangeleverd vanuit het zenuwcentrum.

Spelregels hackathon 2020

Om iedereen dezelfde kans te geven om aan hun oplossing te werken hebben we een aantal spelregels gemaakt:

Het begint op maandag

Iedereen begint op maandag met het verkennen van het probleem. Je mag dus geen voorwerk doen op de inhoud. Je mag wel van tevoren aan medewerkers vragen om probleemstellingen (niet om ideeën!). Zo kun je wel als team afstemmen met welke probleemstelling je gaat starten.

1 aanspreekpunt per team

Elke organisatie levert 1 projectleider/ aanspreekpunt waarmee de organisatie kan communiceren. Zo zorgen we ervoor dat wijzigingen gedurende de week maar ook de pr en coördinatie snel en effectief verloopt.

1 procesbegeleider per team

Elk team heeft een procesbegeleider die de Lean startup methodiek begeleidt. (dit kan ook dezelfde persoon als de projectleider zijn) Je kunt kiezen om hiervoor een professionele procesbegeleider in te huren of iemand uit je eigen organisatie te laten scholen tijdens de 2 daagse workshop die aangeboden wordt.

Aanleveren concept briefing

Lever uiterlijk 4 weken voor de Hackathon een concept briefing in. Zo zien we wie met welk onderwerp bezig is. Misschien sluit je bij elkaar aan als je hetzelfde onderwerp hebt. Dit mag je onderling zelf bepalen

Deadline donderdag 2 april om 23.59.

We beginnen maandag 30 maart om 9.00 en zijn allemaal op donderdag 2 april 0.00 klaar. Vrijdag 3 april zal in het teken staan van Demoday waarin alle oplossingen gepresenteerd gaan worden. In de tussenliggende dagen mag je zelf bepalen hoeveel uren per dag je besteed aan de ontwikkeling. Uit onze ervaring adviseren we wel om minimaal 8 uur per dag bezig te zijn met je team (of een deel daarvan) aan de ontwikkeling van je oplossing.

Lever content aan per dag

Per dag zullen we je vragen om een aantal resultaten op te leveren. Op deze manier kunnen wij de voortgang monitoren, en eventueel ondersteunen met een expertteam. We ontvangen graag wat leuke foto’s of filmpjes omdat we een flinke pr-boost voor de VG willen genereren.

bouw een concrete opplossing

De oplossing moet op vrijdag 3 april zo concreet mogelijk zijn. Maak een duidelijke keuze voor een oplossing en ontwikkel hem zo ver mogelijk. Je wilt niet met een verhaal komen over een product, waarin de jury niet begrijpt wat het precies doet. Dus ontwikkel, maak prototypes en toets het met de gebruikers. Lever ook een Flyer/ brochure aan die de jury door kan nemen tijdens de pitch. zo kunnen ze zich meer verdiepen in jullie prototype!

Wie leert pitchen, heeft meer kans!

Op woensdagavond wordt er van 19u tot 22u een pitchtraining gegeven in Utrecht door een Rabobank-medewerker.