Veel gestelde vragen

Tijd voor zorg!

We begrijpen dat je met vragen zit!

Daarom hebben we geprobeerd om alle, echt ALLE vragen en antwoorden hieronder netjes neer te zetten. Mis je er een, laat het ons dan weten! 

Wat is een hackathon ?

Hackathon staat voor creatief een probleem oplossen in korte tijd. Het is niet standaard technologisch, maar heeft vaak wel een technologisch element. Vaak is een hackathon een evenement van een bepaalde duur waarin mensen samenkomen om een probleem op te lossen.

Wanneer is de hackathon? 

De hackathon zal plaatsvinden op 8 oktober 2021 van 8.00 ‘s ochtends (als je komt ontbijten en anders 08.30 uur) tot 22.00 ‘s avonds. We hebben alle opgespaarde energie en kennis in 1 dag gestopt. Hierdoor is de tijdsbelasting voor deelnemers minder groot maar kunnen we in een korte tijd met veel energie toch veel bereiken.

Hoe ziet de inhoudelijke tijdlijn van de dag er uit?

De hackathon methodiek die we volgen is gebaseerd op Lean Startup en Design thinking. Hieraan kun je zelf invulling geven. Je kunt ook de tools en handreiking gebruiken die we aanleveren. De fases die je op 8 oktober doorloopt zien er globaal zo uit:
1.Probleem verkennen, casus verkennen, doelgroep spreken en start maken met creëren/brainstormen.
2.Concept ontwikkelen en testen.
3.Prototype verbeteren en toetsen bij eindgebruiker.
4.Communicatie, ontwerp en businesscase.
5.Presentatie en pitchen.

Waarom organiseren jullie deze hackathon?

We hebben grote uitdagingen in de zorg, bijvoorbeeld rondom werkdruk en arbeidsmarkttekort. Een hackathon is een mooie manier om in een korte tijd met elkaar en met ondernemers nieuwe oplossingen te vinden voor bestaande problemen. Onze financiers (o.a. VGN en Vilans/VWS) omarmen dit thema volledig en helpen ons om de hackathon te kunnen realiseren.

Wat is het thema dit jaar?

Het thema van deze hackathon is ‘Meer tijd voor zorg!’. Je kunt uitdagingen indienen die een bijdrage leveren aan het verlagen van werkdruk, het verkleinen van het arbeidsmarkttekort of het verkleinen van uitstroom. Kortom: we werken aan oplossingen voor medewerkers die zorgen voor meer tijd en aandacht voor de cliënt.

Moet de oplossing op de medewerker gericht zijn?

Ja, we willen de werkdruk en het arbeidsmarkttekort van medewerkers verlagen door slimme oplossingen. Daar profiteert uiteindelijk elke cliënt van! Het hoeft niet alleen een oplossing te zijn die je specifiek bij de zorgmedewerker inzet. Als je bijvoorbeeld een oplossing hebt waardoor cliënten significant minder zorg nodig hebben, kan dat ook bijdragen aan werkdrukvermindering van de zorgmedewerker. Probeer ook out-of-the-box te denken. We zoeken oplossingen die landelijk opschaalbaar zijn (voor meer organisaties ingezet kan worden).

Wat is er anders deze editie dan in 2018?

– De VG Hackathon zal op 1 dag plaatsvinden. Dat betekent meer snelheid, spanning en minder tijdsbelasting voor de organisaties.

– In deze editie stimuleren we samenwerken door de challenges open te zetten voor andere organisaties. Zo bouwen we samen aan sectoroverstijgende oplossingen voor het arbeidsmarkttekort.

-De VG Hackathon biedt de winnaars een natraject van een jaar (samen met onze partners), om te helpen bij het realiseren en opschalen van de oplossing.

-De VG Hackathon besteedt meer aandacht aan het faciliteren van kennis over businessmodellen en toetst hier ook scherper op. Zo zorgen we ervoor dat de oplossingen duurzamer zijn, en meer kans hebben op slagen.

– De VG Hackathon zal deze editie gehouden worden op een centrale plaats in Nederland. Uiteraard veilig en (indien nodig) met toegangstest/ vaccinatiebewijs.

-De methodiek van de VG Hackathon zal vereenvoudigd worden en toegankelijker gemaakt worden om het proces te volgen voor de teams.

-Wij verzorgen de catering en leggen jullie de hele dag in de watten om te kunnen knallen.

Inschrijven als organisatie.

We willen natuurlijk heel graag dat er nog meer organisaties aansluiten 8 oktober om zo samen aan de slag te gaan met het arbeidsmarkttekort. Organisaties kunnen zich tot 13 september inschrijven waarbij ze met minimaal 4 tot maximaal 10 personen mee mogen doen aan de hackathon. Ook hebben ze de mogelijkheid om een challenge/ uitdaging te formuleren waarmee ze aan de slag willen. Op basis van stemmen zal er 1 oktober gekozen worden welke challenges doorgaan naar de hackathon. Als ingeschreven organisatie wordt verwacht dat je met minimaal 4 personen verbindt aan de eigen uitgeschreven challenge. De resterende 6 deelnemers mogen zich aanmelden bij een van de andere challenges. Zo werken we allen samen aan de meest urgente challenges op het thema ‘ arbeidsmarkt tekort’
Wat als we ons in 2020 al aangemeld en betaald hadden?
Voor deelnemers die zich al aangemeld hadden voor de hackathon van 2020 is deelname nu uiteraard gratis. Dat betekent dat:
– Je met maximaal 10 deelnemers mag participeren
– Een challenge mag inleveren voor 20 september.
– Gratis mag deelnemen aan de methodiek workshop
– Geen cateringvergoeding hoeft te betalen voor 8 oktober.
Laat je voor 20 september weten of je definitief meedoet?

Hoe is de teamsamenstelling?

De ingeschreven organisaties mogen een challenge uitschrijven. Ze committeren zich hiermee ook direct om het team met minimaal 4 medewerkers te bemannen. Daarnaast mogen de ingeschreven organisaties als ze dat willen nog maximaal 6 medewerkers inzetten op andere belangrijke challenges. Zo werken we als sector mooi samen aan de belangrijkste uitdagingen in de zorg! Het kan dus zijn dat jouw challenge niet uitgekozen is, maar je je wel met teamleden gaat aansluiten bij een challenge van een andere organisatie. Of het kan zijn dat je met 4 mensen in je eigen challenge zit, en er nog 6 medewerkers bij andere challenges aansluiten. Dat betekent ook dat jullie, als je wint, met minimaal 4 mensen uit de organisatie verder gaan met het supporttraject dat we aanbieden.

Tot wanneer loopt de inschrijving? 

De inschrijving loopt tot 13 september 2021

Wat zoeken we niet? 

– We zoeken geen (lean) procesoptimalisatie oplossingen

– We zoeken geen oplossingen die niet opschaalbaar zijn naar andere organisaties. 

– We zoeken geen oplossingen die na afloop nog een grote inzet van consultants vragen. De oplossing moet zelf een vraagstuk oplossen. 

– We zoeken geen recruitment, werving- of uitstroomcampagnes.  

Via welk kanalen word ik op de hoogte gehouden van de VG hackathon?

Voor de VG Hackathon word je op de hoogte gehouden via de nieuwsbrief en social media. Voor en tijdens de VG Hackathon openen we een WhatsApp-groep waar de teamcaptains alvast kennis met elkaar kunnen maken.

Mag ik samenwerken met andere organisaties?

Jazeker! graag zelfs!
De inschrijvingskosten gelden per persoon maar we moedigen deze editie juist aan om samen te werken aan gezamenlijke uitdagingen!

Kan ik ook meedoen als Individu?

Je kan als innovator ook individueel deelnemen aan de VG Hackathon. Je mag daarmee deelnemen aan 1 van de teams. Het enige wat als individu niet kan is een challenge uitschrijven. Maar hey, samen werken aan meer tijd voor zorg is toch beter dan alleen?! Kosten daarvoor zijn (net als bij organisaties) wel €25,- per persoon. Als je meedoet aan de methodiek workshop is dat 175 euro.

Wat als ik me wel heb ingeschreven voor de VG Hackathon maar geen concrete challenge heb?

Geen probleem! Je mag dan met maximaal 10 medewerkers aansluiten bij die challenges waarvan jij denkt dat het opgelost moet worden. Dus verspreid en vermenigvuldig u!

Moeten we met studenten werken? 

Nee, je hoeft niet met studenten te werken, maar we raden het wel sterk aan. Studenten hebben een nieuwe/ andere blik op het vraagstuk en kan dus nieuwe inzichten geven op jullie vraagstuk. Benader ze wel op tijd zodat ze de week kunnen vrij plannen. Denk ook eens aan studenten van de HEAO of HR-opleiding.

Zijn er deze editie ook experts die we kunnen raadplegen?

Wij zorgen ervoor dat er experts gedurende de dag rondlopen die jullie kunnen adviseren op het gebied van design, businessmodel en presentatie. Deze experts zijn te herkennen aan hun herkenbare shirts.

Moet er ook dit jaar een cliënt in ons team?

Nee, er hoeft niet verplicht een cliënt in het team te zitten omdat we nu oplossingen bedenken voor de medewerker. Bedenk wel dat de meeste oplossingen ook de cliënt raken, dus houd de cliënten wel dichtbij het proces.

Kunnen we in termijnen betalen? 

Nee, we zijn een klein groepje innovatoren in de zorg en we willen geen onnodige administratie creëren. Dat past niet bij ons thema natuurlijk.

Hoe pakken we de hackathon methodiek aan? 

Er zal op 6 oktober een methodiek workshop gegeven worden waarin we precies uitleggen hoe je de Lean startup methodiek gebruikt tijdens de hackathon. Daarnaast komt er een handout die je stap voor stap meeneemt in de hackathon methodiek.

Welke aanvullende kosten zijn er naast inschrijfkosten? 

Je kan het zelf zo bont maken als je zelf wilt, dus dit bepaal je als organisatie.
Hieronder de uitgaven waar je aan kunt denken:
1. Verleturen medewerkers voor de voorbereiding
2. Verleturen voor de dag zelf
3. Verleturen waarin je als winnaar werkt aan je oplossing in het natraject
4. Reiskosten medewerkers

Wat wordt er aan nazorg/ begeleiding geboden?

Uiteraard krijgen de winnaars een geldprijs om hun idee te helpen realiseren. Daarnaast zal o.a. de Rabobank dit jaar met onze procesbegeleider helpen in het natraject. We bieden connecties met de juiste bedrijven, hulp bij het opstarttraject en advies rondom het in de markt zetten van je product. Als jullie oplossing wint, zal je dus een jaar begeleid worden door verschillende experts om jullie idee verder te brengen!

Hoe kan ik meedoen?

Je kunt deelnemen als individu, als organisatie, of als organisatie die een uitdaging indient. Vanaf 20 september mogen de deelnemende organisaties challenges op de website zetten die ze willen aanpakken. Uit deze challenges wordt 1 oktober een selectie gemaakt uit de uitdagingen die de meeste stemmen hebben gekregen en meegenomen worden naar de VG Hackathon. De eigenaren van de gekozen challenge moeten met minimaal 4 deelnemers deelnemen aan de eigen challenge. Vanaf 4 oktober worden deze teams aangevuld met deelnemers van de andere organisaties, individuele deelnemers en eventuele andere experts.

Is er nog een briefing voorafgaande aan de week?

Ja , We zullen op 30 augustus tussen 16.00 en 17.00 uur een startbijeenkomst organiseren om alle vragen en onderwerpen uit te leggen. Hou je mailbox dus in de gaten!

Wat heb je allemaal nodig bij een hackathon? 

Omdat we deze editie 1 dag gaan hacken, zorgen wij voor de ruimtes, werkcanvassen, stiften, catering en post-its. Wat jullie nog mee zouden moeten nemen is vooral goede laptops!

Hoe zit het met product eigenaarschap?

– De organisatie die de uitdaging ingediend heeft is met de 4 deelnemers eigenaar. Zij hebben de verantwoordelijkheid en coördinatie op het verder ontwikkelen van de oplossing.

– Zorg ervoor dat als je met een goede marktpartij wilt samenwerken je dit goed vastlegt. Uiteindelijk is het hogere doel dat de oplossingen daadwerkelijk gebruikt worden, en dat er dus een marktpartij is die hier fulltime vanuit hun expertise aan kan werken. Maak wel goede afspraken om ervoor te zorgen dat de oplossing wel blijft bijdragen aan het vraagstuk van de sector.

– Gebruik in je presentatie een copyright © symbool. Hiermee geef je aan dat men niet zomaar jouw werk mag pikken. Dit is niet hetzelfde als patent!

– We hopen dat er samenwerkingsverbanden gaan ontstaan. Hoe je verder het eigenaarschap van je product regelt, is per team zelf te bepalen.

Ik heb een procesbegeleider ingehuurd, moet die de methodiek bootcamp volgen?

Nee, hoeft niet. De handout is binnenkort te downloaden. Die kun je aan je procesbegeleider meegeven.

Hoe weet ik welke challenges er zijn?

Vanaf 30 augustus tot 20 september kun je als organisatie je challenge insturen. Deze zal dan op de website geplaatst worden. Als individu kun je hem daar ook zien en stemmen op je favoriet. Door te stemmen wordt er een selectie gemaakt van die challenges die doorgaan naar de VG Hackathon. Zorg er dus voor dat jouw challenge prikkelend en aantrekkelijk gepresenteerd wordt. Denk dan aan concrete informatie en een aansprekende vorm (bijvoorbeeld cijfers, een infographic of een video) om het probleem over te brengen.

Help. Wat moet er nou allemaal voor welke datum gebeuren?

We structuren je hoofd even met deze tijdlijn:

Hebben jullie er zin in Jethro, Bart, Erwin en Suzanne?

Jazeker! Whoop Whoop!

Waar kan ik vragen stellen?

Mail ons gerust op info@vghackathon.nl

Spelregels hackathon 2021

Om iedereen dezelfde kans te geven om aan hun oplossing te werken hebben we een aantal spelregels gemaakt:

1 teamleider per team

Elk team heeft een teamleider die de Lean startup methodiek workshop kan begeleiden. Je kunt kiezen om hiervoor een professionele procesbegeleider in te huren of iemand uit je eigen organisatie te laten scholen tijdens de methodiek workshop die aangeboden wordt op 6 oktober. Deze teamleider is dan één van de 4 deelnemers.

Aanleveren challenge

Lever uiterlijk 20 september 2021 je challenge in. Zo zien we wie met welke probleem aan de slag wilt. Dit kan je doen via het inschrijfformulier

Deadline aanleveren oplossing jury

De oplossing moet om vrijdag 8 oktober om 19.30 uur ingeleverd worden. Maak een duidelijke keuze voor een oplossing en ontwikkel hem zo ver mogelijk. Je wilt niet met een verhaal komen over een product, waarvan de jury niet begrijpt wat het precies doet. Dus ontwikkel, maak prototypes en toets het (zover mogelijk) met de gebruikers

Wie leert pitchen, heeft meer kans!

We proberen nog een pitch training te regelen! Zodra we meer info hebben horen jullie dat van ons.

Tips voor organiseren van een Hackathon.

Wat zijn nu goede adviezen/ tips voordat je gaat starten met je eigen mini-hackathon? We hebben ze hieronder verzameld voor jou !

Zorg ervoor dat je challenge helder omschreven is.

Hoe duidelijker je probleem is, des te makkelijker kun je naar een oplossing zoeken. Besteed dus ook voldoende tijd aan het bepalen en definiëren van je probleem.

Manage je tijd.

De meeste projecten realiseren maar 25% van de resultaten in de beschikbare tijd. Zorg dus dat je je doelen aanpast aan dit gegeven en werk toe naar haalbare resultaten. Wij zullen ook werken met timeslots waarin je een bepaalde fase afgerond moet hebben.

Zorg voor heldere rollen en taken.

Om zo productief mogelijk te werken tijdens de hackathon is het noodzaak dat je de rollen en taken goed verdeelt. Zorg er ook voor dat de teamleider coördinatie houdt op het proces.

Prototype

Hoe concreter het prototype, hoe meer kans van slagen en je kans maakt op een van de 3 prijzen. Ook de manier van presenteren is van belang. Een sterke pitch is belangrijk. De innovatie hoeft niet helemaal klaar te zijn, maar zorg er wel voor dat duidelijk zichtbaar is wat de oplossing is.

Businessmodel:

Verdiep je in het businessmodel om ervoor te zorgen dat jullie idee ook daadwerkelijk uitgevoerd kan worden. Verdiep je in de financiële stromen en hoe jullie oplossing een proces kan vervangen, waardoor je je kosten terug kunt verdienen.

Zorg dat het leuk is!

Los van het feit dat je aan het einde van de dag een prototype hebt bedacht wil je ook terugkijken op een geslaagde dag waarin hard gewerkt is maar vooral ook veel gelachen is. 1 van de succesfactoren van de hackathon is namelijk dat je op een leuke, creatieve manier met verschillende mensen tot een oplossing kan komen. Iets waarvan de organisatie vaak nog denkt dat dit een langzaam moeilijk proces vereist. Ze zeggen niet voor niets; Fun makes it Run.